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Tecnología

Lo de hoy es automatizar la nómina

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Lo de hoy es automatizar la nómina.

La tecnología ha logrado hacerse notar en la mayoría de las áreas del negocio orientada al cliente y mucho más en esta época: el marketing, ventas, contabilidad, etc. siendo la nómina, la función interna más importante para mantener satisfechos a los empleados, pero desgraciadamente parece estar rezagada en cuestiones de actualización tecnológica.

Un informe de la empresa NGA HHRR de Recursos Humanos y servicios de nómina arroja que un 33% de los profesionales en el área está todavía gestionando sus procesos de nómina con ayuda de sistemas locales. Pero el verdadero dato alarmante es que el 11% de los profesionales aún está operando la gestión de nómina en la empresa de forma manual.

La automatización de Recursos Humanos ha sido beneficiosa para que dicha área de la empresa logre alcanzar sus objetivos de manera más fácil. Específicamente la automatización de la nómina ha ayudado a las empresas a reducir los errores de nómina, garantizar el cumplimiento y mejorar la experiencia de los empleados.

Antes, hacer manualmente los procesos de gestión de nómina consumía mucho tiempo, dedicación y estrés para todas las personas involucradas. Hoy, gracias a la era digital, muchas tareas se han automatizado y las personas pueden hacer más eficiente su tiempo y las organizaciones alcanzan mejor desempeño y mayor productividad.

Transformar la forma de administrar la nómina genera muchas ventajas, no solamente para tu área de Recursos Humanos si no para tu negocio o empresa.

¡Todos ganan con la automatización!

Control:

Contar con una herramienta especializada, nos permite llevar un control detallado y preciso de cada una de las operaciones de tipo de analíticas de datos y facilitará la toma de decisiones.

Accesibilidad:

Al tener un control automatizado de asistencia, queda el registro del trabajador y al final de la semana, quincena o mes se usará para calcular su nómina tomando en cuenta retardos o inasistencias.

Visualización:

Cuando las organizaciones son grandes cuentan con muchas áreas, por lo que resulta clave acceder a cualquier información necesaria, segmentada bajo múltiples factores.

Productividad:

El tiempo de trabajo es cada día más valioso para las organizaciones, por lo que esta herramienta permite economizar el tiempo y le permite al equipo invertirlo en otras tareas de igual o más valor para la empresa.

Recompensas:

La nómina es una gran oportunidad para el reconocimiento de los logros de las personas. Una forma interesante de recompensar el buen desempeño laboral es destinando incentivos. Esa es una de las mejores funcionalidades de una nómina inteligente y personalizada.

Gestión fiscal:

Los procesos de retención de impuestos son usualmente complejos y a muchos les causa verdadera confusión. Pero con un moderno software de nómina, éstas y más tareas estarán cubiertas.

Menos errores:

La gran ventaja de la automatización de varias tareas es que se disminuye o elimina el rango de error. Somos las personas quienes nos podemos llegar a equivocar, así que no hay nada óptimo para este tipo de tareas administrativas que la exactitud de las máquinas.

Ahorro:

Optimizar las labores de los trabajadores significa ahorrar costos. La utilización de un software de nómina permite que los presupuestos operativos puedan destinarse a otros objetivos.

Datos personales:

La actualización de la información personal de los trabajadores siempre ha constituido un proceso arduo para los encargados del área de capital humano.

Gestiona tu salario:

Otra gran bondad de automatizar la nómina es que los empleados pueden estar enterados del estado de su salario y otros beneficios a los tienen derecho. Por ejemplo, mediante la herramienta Kiosko®, el trabajador puede visualizar su salario, sus deducciones y más actividades que le ahorraran tiempo al área de RRHH.

En TimeWeb contamos con soluciones digitales de automatización de cálculo de nómina para que tu departamento de RRHH pueda optimizar tiempo para tareas más importantes.
Conoce más aquí.

Control a distancia de diferentes equipos de trabajo.

Control a distancia de diferentes equipos de trabajo. 1048 360 yunuen v


Control a distancia de diferentes equipos de trabajo.

Con la nueva normalidad han sobresalido diferentes soluciones para el control del equipo de trabajo a distancia, midiendo su asistencia y en consecuencia su productividad. Para empresas que ofrecen servicios de obra como ingenieros, arquitectos, entre otros, esta necesidad no es algo nuevo.

Para estas empresas es difícil llevar un control de asistencia ya que al no estar en un lugar fijo de trabajo, el empleado puede llegar varias horas tarde o faltar sin que quede un registro sobre el cumplimento de su horario laboral. Además, cuentan con diferentes proyectos con distintos grupos de personas por lo que supervisar cada equipo es una tarea compleja sino se cuenta herramientas que faciliten este proceso.

Beneficios a corto y largo plazo de control de asistencia

Productividad y rentabilidad

Es importante contar con la supervisión del cumplimento en tiempo y forma de las actividades y detectar posibles fallas para monitorear la productividad de los trabajadores y, sobre todo, la rentabilidad de la empresa, optimizando tiempos y no malgastando recursos humanos y económicos.

Cálculo de nómina automatizado

Al tener un control automatizado de asistencia, queda el registro del trabajador y al final de la semana, quincena o mes se usará para calcular su nómina tomando en cuenta retardos o inasistencias.

Protección del empleador en caso de demanda laboral

Al tener un historial de registro de asistencia así como horas extras, las empresas tienen las pruebas para demostrar que se pagó en tiempo y forma lo trabajado.

Actualmente existen soluciones digitales que permiten tener un registro de asistencia desde un celular pero hay que tomar en cuenta que no todos los trabajadores cuentan con un Smartphone y que la mayoría de las empresas no piensan invertir en comprar uno para cada empleado. De ahí surge la necesidad de crear una aplicación donde un supervisor o coordinador de un equipo, registre la entrada y salida, así como horas extras y hora de comida, a través de una foto testigo; También tiene la opción de geocercas para delimitar la zona de trabajo.

En TimeWeb contamos con For Groups para que lleves un control de todos tus equipos de trabajo a distancia.
Conoce más aquí.

Control de visitas: 3 ventajas de mejorar la seguridad en tu empresa

Control de visitas: 3 ventajas de mejorar la seguridad en tu empresa 700 300 yunuen v


Control de visitas: 3 ventajas de mejorar la seguridad en tu empresa

Día a día hemos necesitado adaptarnos a nuevos protocolos, nuevas tecnologías y a los nuevos espacios dentro de esta llamada “Nueva Normalidad”.

El manejo de los espacios tomará especial importancia dentro de los acuerdos para el control de acceso o asistencia de los trabajadores. Se debe encontrar la correcta combinación de tecnología que nos permitan vivir de forma segura y lo más “normal” posible y seguir llevando un control de todo nuestro equipo de trabajo. 

Hay lugares donde ya se contaba con controles como oficinas, hoteles, aeropuertos, etc., otras que contaban con gente trabajando fuera de sus instalaciones y ahora, corporativos que se han tenido que adaptar a trabajar a distancia. Todas estas empresas necesitarán cambiar sus modalidades de manera definitiva. 

Conocer la identidad de personas que ingresan o salen de las instalaciones es vital para la seguridad de tu empresa, así como detalle de fechas, horas y otros datos de interés, es fundamental para la seguridad de los bienes materiales de una compañía y la de los trabajadores.

¿Cómo el registro de visitas a una empresa puede mejorar la seguridad de las instalaciones?

4 ventajas de un sistema de control de visitas en tu empresa

El control de la visita en tiempo real

El recepcionista o persona encargada podrá comprobar en tiempo real las personas que se encuentra dentro de las instalaciones, o también qué visitas han finalizado, a través del software.
Además, de que en caso de disponer de tarjeta de acceso, se podrá conocer dónde se encuentra el visitante y en caso de emergencia contar con él para el plan de evacuación.

El acceso al historial de visitas

Obtener un listado de las visitas registradas en un determinado periodo, con toda la información que en su momento se introdujo en el sistema. Así se podrá conocer quiénes ingresan o ingresarán al complejo.

Dirigir y etiquetar diferentes tipos de visitantes

Diferentes tipos de visitantes pueden requerir un tratamiento diferente. En términos de no empleados, como trabajadores temporales, ex-empleados y empleados que visitan durante horas no laborables. Algunos visitantes son habituales, mientras que otros visitan sólo una vez y nunca se les ve nuevamente en las instalaciones.

El incremento de la productividad

Es importante destacar la experiencia de los visitantes puesto que comúnmente la visita a instalaciones es un proceso complicado. Es por esto que al realizar registros previos de los visitantes, ayudará al personal de recepción a agilizar el registro y brindar una mejor experiencia.

Además de todo esto, VISITOR de TimeWeb es una solución que le permite al empleado programar visitas, registrar el nombre del visitante, la empresa de la que proviene, la persona visitada, el motivo de la visita, y el inicio, fin de la misma, entre otros datos. Esto genera que cuando llegue el visitante, el recepcionista solo tenga que comprobar la identificación y avisar al trabajador y si es el caso, de visitas no programadas. El recepcionista identificará e introducirá los datos del visitante en el sistema, para después avisar al trabajador.

El sistema de control de visitas VISITOR es compatible con terminales de control de accesos. Si necesitas más información y quieres conocer más de nuestro software de visitas. ¡No dudes en ponerte en contactarte con nosotros!

¿Cómo debería ser el software de Recursos Humanos perfecto?

¿Cómo debería ser el software de Recursos Humanos perfecto? 150 150 yunuen v


¿Cómo debería ser el software de Recursos Humanos perfecto?

Los responsables del área de Recursos Humanos tienen la responsabilidad de llevar la gestión del capital humano de la empresa, pero ciertamente hay casos en que las tareas son muy variadas: Gestión actividades, vacaciones, asuetos, asistencias y situaciones extraordinarias de los empleados, para que, en base a esto, poder llegar a calcular una nómina de forma correcta.

Un estudio realizado por KPMG comparte que “Existe una inmersión de los directivos de RRHH que han comenzado a transformarse hacia las plataformas digitales, pero solo el 40% cuentan con un plan de digitalización”. Para llegar a ser parte de este porcentaje y optimizar el tiempo de tus trabajadores, deberás aprovechar estas nuevas tecnologías y emplear el software de Recursos Humanos que más se adapte a tu empresa y a tus necesidades.

¿Por qué deberías apostar por un software práctico para tus empleados?

Aquellos softwares para la administración de Recursos Humanos son aquellos que pueden hacer la vida más fácil para aquellos que trabajan en ese departamento.

Si tu empresa decide invertir en un software con estas características minimizará el tiempo, evitará problemas y generará que el trabajo en el departamento sea mucho más ágil sin sacrificar seguridad ni efectividad. Otra de las consideraciones que debes tener es que para que el departamento de RRHH comience a agilizar estos aspectos del día a día, deben sabe cómo utilizar una plataforma.

¿Cómo puedes saber si un software de Recursos Humanos es fácil de utilizar?

Un buen filtro es comenzar con hacerte algunas preguntas, así podrás descartar aquellos softwares que no se adecuen a ti y a tu compañía. Piensa que el tiempo que inviertas en esta actividad y selecciones el mejor software es porque ya tendrás todo bajo control.


Algunas de las preguntas que puedes llegar a hacerte son:

¿Los usuarios pueden manejar el programa y encontrar la información sin hacer múltiples clics?
¿La página de inicio del software muestra las opciones principales?
¿Las tareas más recurrentes son rápidas de realizar?
¿La inversión de tiempo es menor a como se trabajaba anteriormente?

¿El software es de carga rápida?
¿El diseño y colocación de botones es intuitiva y clara para todos los usuarios?
¿Mejora las actividades esenciales del departamento de Recursos Humanos?
¿Es un software práctico que permite realizar mis actividades incluso desde un teléfono móvil en caso de no estar en la oficina?

Una vez mencionado lo anterior, se podría plantear a tu equipo de Recursos Humanos la necesidad de contar con un software y, entre todos, tomar una decisión que se adecue a sus necesidades.

Los trabajadores pueden aportar con opiniones acerca de lo que requerirían para que fuera el programa ideal y qué reportes les gustaría tener a la mano para poder consultar. Ellos también podrían llegar a necesitar acceder a su información, como, por ejemplo, su nómina, realizar justificaciones, solicitar vacaciones, actualizar datos, etc.

¿Te gustaría saber si TimeWeb en lo mejor para ti y tu empresa? Conoce todo lo que podemos ofrecer y aún más, somos como un traje hecho a la medida.

¿Cómo elegir el mejor software de control de asistencia?

¿Cómo elegir el mejor software de control de asistencia? 150 150 yunuen v


¿Cómo elegir el mejor software de control de asistencia?

Un software de asistencia eficiente y confiable que nos ayude a llevar un mejor control de las actividades de tus empleados: registrar asistencias, faltas, hora de comida, horario de salida y horas extras, desde las tareas más sencillas hasta las más complejas de manera segura. Las ventajas que te brindan estos programas son visibles, ya que facilitará los procesos dentro de la empresa.

5 aspectos que debes considerar al momento de elegir un sistema para controlar la asistencia:

Tiempo real

Una plataformas que te dé la oportunidad de registrar datos e información en tiempo real, y a su vez vincularlo con el software de Recursos Humanos de la empresa. Contar con los datos en tiempo real, sin necesidad de actualizaciones y verificaciones, ayuda a minimizar tiempos de administración.

Facilidad en su manejo

Un programa fácil e intuitivo ayudará a agilizar procesos en la gestión del personal de una forma más sencilla y en menos tiempo.

Además de verificar que cuente con herramientas y funciones, administrar días de vacaciones, múltiples horarios y registro de asistencia de forma remota, etc., tan sencillo que no se requiera de ser un experto en TI para poder implementarlo.

Soporte y seguridad

El sistema debería contar con un respaldo y una copia de los datos e información para poder ser fácilmente recuperado como aquellos almacenados en la nube o en un servidor.

Por otro lado, por más intuitivo y sencillo que sea usar un sistema de asistencia, es necesario contar con servicio al cliente que pueda dar soporte en caso de alguna complicación o duda sobre el sistema, especialmente si es la primera vez que se va usar. Por eso, es importante  saber si contarás con un buen equipo de soporte para apoyarte y qué tan disponible estará.

Automatización

Estos sistemas te ayudarán a dejar atrás el control manual y papeleo para abrir paso al seguimiento regular del control de asistencia y puntualidad de tus trabajadores. Además de obtener reportes de las horas trabajadas, horas extras, hora de llegada y salida.

Lo mejor es inclinarse por sistemas que permitan realizar estas tareas de manera rápida y segura. El área de Recursos Humanos o aquel encargado del control de los colaboradores ahorrarán tiempo registrando estas actividades.

Personalización

Cada empresa cuenta con requerimientos específicos (políticas, procedimientos y normas) que requieren de especial atención, es por eso que se requiere de un sistema flexible para que pueda adaptarse sus requisitos. Un software que pueda adaptarse a las horas de entrada y salida, jornadas completas de trabajo, a horarios y turnos extraordinarios. De esta forma los reportes estarán hechos a la medida y será fácil leer los resultados y la productividad de tus colaboradores.

El control de asistencia es una actividad que ninguna empresa puede pasar por alto, ya que es una de las partes que hacen funcionar a la organización. Sin importar la cantidad de empleados o el tipo de contrato de los colaboradores, las empresas pueden llevar los registros de actividades de sus trabajadores. Con esto se podrá asegurar una buena productividad y por lo tanto la empresa seguirá en crecimiento.

TimeWeb es un software que se adapta a las necesidades de Recursos Humanos de tu empresa, conoce nuestras diferentes herramientas y soluciones o contáctanos para poder personalizar un plan.

El control de asistencia en esta Nueva Realidad

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El control de asistencia en esta Nueva Realidad

Día a día hemos necesitado adaptarnos a nuevos protocolos, nuevas tecnologías y a los nuevos espacios dentro de esta llamada “Nueva Normalidad”.

El manejo de los espacios tomará especial importancia dentro de los acuerdos para el control de acceso o asistencia de los trabajadores. Se debe encontrar la correcta combinación de tecnología que nos permitan vivir de forma segura y lo más “normal” posible y seguir llevando un control de todo nuestro equipo de trabajo. 

Hay lugares donde ya se contaba con controles como oficinas, hoteles, aeropuertos, etc., otras que contaban con gente trabajando fuera de sus instalaciones y ahora, corporativos que se han tenido que adaptar a trabajar a distancia. Todas estas empresas necesitarán cambiar sus modalidades de manera definitiva. 

El avance de la tecnología actual permite geolocalizar a los colaboradores, por ejemplo, a promotores para supervisar que se esté cumpliendo con la ruta establecida, además de medir su tiempo en cada visita; igualmente dentro del home office para saber si el empleado permanece en un mismo lugar durante las horas laborales donde, además, se tiene la opción de delimitar con geocercas donde está permitido checar asistencia, si así lo demanda la empresa. Incluso si el trabajador necesita ausentarse en home office, podrá reportar sus incidencias a distancia.

Por otro lado, en algunas empresas ha habido un regreso escalonado a las oficinas, corporativos y plantas industriales, donde se exige un control de asistencia con las medidas preventivas, sin contacto, y en muchos casos deberá haber combinación de tecnologías para la correcta identificación de una persona, por ejemplo:

Biometría facial

Reconocimiento de Iris

Lectura de palma

Estas tecnologías ya están disponibles y permitirán realizar autenticaciones sin necesidad de contacto y sin el uso de tarjetas de acceso, combinadas con las nuevas medidas como la medición de la temperatura corporal nos ayudará a reducir las posibilidades de contagios.

En TimeWeb tenemos la solución para un control de asistencia con cero contacto o a distancia. Conoce nuestros planes y diferentes soluciones según tus necesidades.

Nueva realidad, nuevas necesidades en RR.HH

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Nueva realidad, nuevas necesidades en RR.HH

Mejorar la productividad ha sido durante mucho tiempo el mayor reto de las empresas y la máxima de “hacer más con menos” se utiliza siempre para alcanzar este objetivo, pero no siempre sucede así cuando hablamos de Recursos Humanos.

Aún con el auge de la tecnología que facilita las comunicaciones, el intercambio de información y la agilidad en los procesos, el factor humano es esencial para que las organizaciones cumplan con sus metas.

Independiente del tamaño y giro del negocio, las empresas requieren saber si cuentan con el total del personal para atender sus necesidades o al menos, el porcentaje necesario para realizarlo, así como el presupuesto requerido para cumplir con el pago de sus salarios. 

Por la pandemia, las organizaciones se han visto en la necesidad de habilitar nuevas formas de trabajo antes no imaginadas o poco consideradas: horarios de trabajo flexibles, jornadas dinámicas, jornadas acumuladas, trabajo por hora y el “home office” han sido las más comunes y hoy en día son una realidad en el medio ambiente laboral que necesitan ser abordados.

Sin embargo “lo que no se mide no se mejora”, esta frase tan aplicada en la gestión de empresas hoy en día se vuelve más importante y urgente de ejecutar ante esta nueva realidad, no importando si la organización requiere de personal en sitio, con actividades fuera de oficina o en trabajo desde casa. 

Por lo anterior, es indispensable que las empresas y en particular los responsables de RR.HH. cuenten con sistemas y herramientas ágiles que les ayuden a conocer las incidencias laborales de sus colaboradores y puedan calcular la nómina de una manera fácil y sin errores.

¿Están las empresas listas para enfrentar esta “nueva realidad”?

¿Podrán adaptarse de manera rápida para seguir siendo competitivas?

¿Cuentan con la(s) herramienta(s) y una tecnología sencilla y de bajo costo para lograrlo?

Si tu empresa busca estas respuestas, llámanos y te ayudaremos a resolverlo.